LU - ICP Guidelines - FR

“Des contrôles efficaces des échanges de biens à double usage — biens, logiciels et technologies — sont essentiels pour prévenir les risques associés à la prolifération des armes de destruction massive (ADM) et à l'accumulation déstabilisatrice des armes conventionnelles. Les entreprises actives sur les marchés des biens à double usage sont tenues de respecter les exigences stratégiques applicables au contrôle des échanges établies en vertu des législations et réglementations de l'Union européenne et de ses États membres. Elles doivent s'abstenir de prendre part aux transactions dans lesquelles il est à craindre que des biens puissent être utilisés à des fins de prolifération.

Compte tenu des rapides avancées scientifiques et technologiques, de la complexité des chaînes d'approvisionnement actuelles et de l'importance sans cesse croissante des acteurs non étatiques, l'efficacité du contrôle des échanges dépend dans une large mesure de la vigilance dont font preuve les «entreprises» et des efforts qu'elles déploient activement pour se conformer aux restrictions en matière d'échanges. À cette fin, les entreprises mettent généralement en place une série de procédures et de politiques internes, également connues sous le nom de «programme interne de conformité» (PIC), pour assurer la conformité avec les législations et les réglementations des États membres et de l'Union en matière de contrôle des échanges de biens à double usage. Le champ d'application et la portée de ces politiques et procédures sont traditionnellement déterminés par la taille et les activités commerciales de l'entreprise concernée."

Les PIC efficaces sont le reflet d'un processus descendant par lequel la direction de l'entreprise accorde de l'importance et de la légitimité aux engagements et à la culture de l'entreprise en matière de conformité et y consacre des ressources organisationnelles, humaines et techniques.

Quels sont les résultats escomptés?

L'engagement des dirigeants vise à instaurer un mode de direction axée sur la conformité (diriger par l'exemple) et une culture de la conformité dans l'entreprise aux fins du contrôle des échanges de biens à double usage.  Une déclaration écrite de soutien aux procédures internes de conformité émanant de la direction montre que l'entreprise est sensibilisée aux objectifs de contrôle des échanges de biens à double usage et de conformité avec les législations et réglementations pertinentes des États membres et de l'Union.  L'engagement témoigne d'une participation et d'un soutien clairs, solides et continus de la direction et se traduit par l'octroi de ressources organisationnelles, humaines et techniques suffisantes pour respecter l'engagement de l'entreprise à l'égard de la conformité. La direction mène à propos de l'engagement de l'entreprise une politique de communication claire et régulière à l'intention des salariés afin d'encourager une culture de la conformité.

Quelle est la marche à suivre?

Rédigez une déclaration sur l'engagement de l'entreprise indiquant que celle-ci satisfait à l'ensemble des législations et réglementations des États membres et de l'Union en matière de contrôle des échanges de biens à double usage.  Définissez les attentes précises de la direction en matière de conformité et soulignez l'importance et l'intérêt de disposer de procédures de conformité efficaces. Transmettez clairement et régulièrement la déclaration sur l'engagement de l'entreprise à tous les salariés (y compris à ceux qui ne jouent pas de rôle dans le contrôle des échanges de biens à double usage) afin de favoriser une culture de la conformité.

Le PIC doit être adapté à la taille et à la structure de l'entreprise, au domaine dont elle relève, ainsi que, en particulier, à son activité commerciale spécifique et aux risques connexes. Par conséquent, si une entreprise

souhaite élaborer ou modifier son programme de conformité aux fins du contrôle des échanges de biens à double usage, elle devrait commencer par réaliser une analyse des risques afin de déterminer son profil de risque spécifique en matière d'échanges de biens à double usage. Cette analyse aidera l'entreprise à déterminer quelles branches de son activité doivent faire l'objet du PIC et à adapter celui-ci à ses circonstances spécifiques.

L'analyse des risques doit évaluer avec soin la gamme de produits, la clientèle et l'activité commerciale concernées par le contrôle des échanges de biens à double usage ou susceptibles de l'être. Elle doit permettre de cerner les points faibles et les risques pertinents afin que l'entreprise puisse intégrer dans le PIC des moyens de les atténuer. Bien que cette analyse des risques ne puisse pas détecter l'intégralité des points faibles et des risques auxquels votre entreprise pourrait faire face à l'avenir, elle lui fournira une base plus solide pour élaborer ou revoir son PIC.

Il n'est pas rare que des entreprises disposent déjà de procédures de contrôle interne et par conséquent, elles ne doivent pas commencer de zéro la conception de leur PIC. L'analyse des risques permet d'aider l'entreprise  à évaluer ses politiques et ses procédures internes au regard des risques liés au contrôle des exportations et à élaborer un plan d'action pour les adapter, le cas échéant. En outre, le renforcement des synergies entre les politiques existantes et les exigences en matière de contrôle des exportations doit également être envisagé dès le départ. Par exemple, l'insertion de références croisées aux principes et exigences en matière de contrôle des exportations dans le code de conduite de l'entreprise, lorsqu'un tel code existe, constitue une bonne pratique.

Les résultats de l'analyse des risques influeront sur les mesures nécessaires et sur les solutions adéquates pour élaborer ou mettre en œuvre les procédures de conformité spécifiques de l'entreprise.

Une entreprise peut essayer de profiter autant que possible des avantages découlant des solutions trouvées à l'échelon international, au niveau du groupe, pour le PIC, mais elle doit toujours satisfaire à l'ensemble des législations et réglementations applicables des États membres et de l'Union.

Des ressources organisationnelles, humaines et techniques suffisantes sont essentielles pour élaborer et mettre en œuvre des procédures de conformité de manière efficace. Faute d'une structure organisationnelle claire et de responsabilités précisément établies, un PIC risque de pâtir d'un manque de supervision et de l'absence de rôles bien définis. La présence d'une structure solide aide les organisations à résoudre les problèmes qui surviennent et à prévenir la réalisation de transactions non autorisées.

Quels sont les résultats escomptés?

L'entreprise présente une structure organisationnelle interne consignée (dans un organigramme, par exemple) et permettant la réalisation de contrôles internes de conformité. Elle détermine et nomme la ou les personnes globalement responsables de garantir le respect des engagements de l'entreprise. Veuillez noter que, dans certains États membres, cette personne doit faire partie de l'encadrement supérieur.
Toutes les fonctions, obligations et responsabilités liées à la conformité sont définies, attribuées et interconnectées dans un ordre qui garantit à la direction que l'entreprise est globalement conforme. Lorsque cela est approprié, voire nécessaire, les fonctions et/ou les obligations liées au contrôle des exportations (mais pas la responsabilité globale) peuvent être déléguées au sein de l'entité ou réparties entre au moins deux sociétés établies dans l'Union.
L'entreprise nomme de manière adéquate des personnes dont il est avéré qu'elles possèdent les compétences requises, dans l'ensemble des domaines d'activité en lien avec les échanges de biens à double usage. Dans l'entreprise, au moins une personne est responsable (pas nécessairement de manière exclusive) d'une fonction liée au contrôle des échanges de biens à double usage. Cette fonction peut être répartie entre plusieurs sociétés établies dans l'Union, à condition qu'un niveau approprié de contrôle soit maintenu. Veuillez toutefois noter que cette possibilité peut ne pas être offerte dans certains États membres de l'Union, dès lors que la législation nationale relative au contrôle des exportations exige qu'une personne soit expressément nommée à cette fin à l'échelon local.
Il convient de protéger autant que possible le personnel affecté au contrôle des échanges de biens à double usage contre les conflits d'intérêts. Ces membres du personnel sont autorisés à informer directement la ou les personnes globalement responsables du contrôle des échanges de biens à double usage et devraient de surcroît être habilités à interrompre les transactions.
Le personnel responsable du contrôle des échanges de biens à double usage doit pouvoir accéder aux textes législatifs pertinents, y compris aux dernières listes des biens soumis à contrôle et aux listes des destinations et entités soumises à un embargo ou sanctionnées. Les processus et les procédures opérationnels et organisationnels appropriés, pertinents pour le contrôle des échanges de biens à double usage, sont documentés, compilés et transmis à l'ensemble du personnel concerné.
L'entreprise doit disposer d'un recueil actualisé des processus et des procédures documentés (dans un manuel de conformité, par exemple). En fonction de sa taille et de son volume d'affaires, l'entreprise doit examiner la nécessité de disposer d'un service d'assistance informatique aux fins des procédures internes de conformité.

Quelle est la marche à suivre?

Déterminez le nombre de salariés nécessaires au contrôle des échanges de biens à double usage, en tenant compte des aspects juridiques et techniques devant être traités. Chargez au moins une personne de l'entreprise de la conformité de cette dernière en matière d'échanges de biens à double usage et veillez à ce qu'un suppléant tout aussi qualifié puisse prendre sa relève en cas d'absence (maladie, congés, etc.). En fonction du volume moyen des commandes, il est possible que cette personne doive uniquement gérer les tâches liées au contrôle des exportations de biens à double usage sur la base d'un temps partiel.
Recensez, définissez et attribuez de manière claire toutes les fonctions, obligations et responsabilités se rapportant à la conformité, éventuellement dans un organigramme. Dans la mesure du possible, déterminez clairement les fonctions de soutien.
Veillez à ce que la structure organisationnelle interne du contrôle des échanges de biens à double usage soit connue dans toute l'organisation et à ce que les relevés internes de ces attributions soient couramment actualisés et transmis aux salariés. Transmettez aux membres de l'entreprise les coordonnées de la personne responsable des questions liées au contrôle des échanges de biens à double usage. Si les obligations relatives au contrôle des échanges sont sous-traitées, l'interface et la communication avec l'entreprise doivent être organisées.
Définissez les connaissances et les compétences nécessaires aux membres du personnel juridique et technique responsable du contrôle des échanges de biens à double usage. Il est recommandé d'inclure des descriptions de poste.
Veillez à ce que le personnel affecté au contrôle des échanges de biens à double usage soit protégé autant que possible contre les conflits d'intérêts. En fonction de la taille de l'entreprise, la responsabilité de la conformité peut être attribuée à un département ou à une division ad hoc. Exemple: la ou les personnes décidant de manière définitive de l'envoi ou non des biens ne relèvent pas du département des ventes, mais du département juridique. Permettez à ces employés de travailler en tant que conseillers spécialisés afin d'aiguiller les décisions de l'entreprise de manière à aboutir à des transactions conformes.
Documentez la série de politiques et de procédures portant sur le contrôle des échanges de biens à double usage et diffusez ces informations à l'ensemble du personnel concerné.
Envisagez de réunir la documentation sur ces politiques et procédures sous la forme d'un manuel de conformité.

La formation et la sensibilisation au contrôle des échanges de biens à double usage sont essentielles pour que le personnel exécute dûment les tâches qui lui sont confiées et pour qu'il assume sérieusement ses obligations en matière de conformité.

Quels sont les résultats escomptés?

Par la formation, l'entreprise s'assure que le personnel affecté au contrôle des échanges de biens à double usage a connaissance de tous les règlements pertinents en matière de contrôle des exportations ainsi que du PIC de l'entreprise et de toutes les modifications qui y sont apportées. Des séminaires externes, l'inscription à des séances d'information proposées par les autorités compétentes, des actions de formation interne, etc., sont autant d'exemples d'outils de formation.
En outre, l'entreprise organise des activités de sensibilisation pour les salariés à tous les niveaux pertinents.

Quelle est la marche à suivre?

Dispensez une formation périodique obligatoire à l'ensemble du personnel affecté au contrôle des échanges de biens à double usage pour veiller à ce qu'ils disposent des connaissances nécessaires pour se conformer aux règlements et au PIC de l'entreprise.
Par la formation, veillez à ce que tous les salariés concernés aient connaissance de l'ensemble des législations, des réglementations et des politiques pertinentes en matière de contrôle des échanges de biens à double usage, des listes de contrôle et de toutes les modifications qui y sont apportées dès leur publication par les autorités compétentes. Si possible, envisagez des formations personnalisées.
Renforcez la sensibilisation générale de tous les salariés et organisez des activités de formation spécialisées, notamment en ce qui concerne l'achat, l'ingénierie, la gestion de projets, l'envoi, l'assistance aux clients et la facturation.
Le cas échéant, envisagez de recourir aux initiatives nationales ou à celles de l'Union européenne en matière de contrôle des échanges de biens à double usage.
Lorsque cela est possible, intégrez les enseignements tirés des évaluations des performances, des audits, des notifications et des mesures correctives dans vos programmes de formation ou de sensibilisation à l'exportation.

Sur le plan de la mise en œuvre opérationnelle, l'examen analytique des transactions constitue l'élément le plus critique d'un PIC. Il inclut les mesures internes de l'entreprise visant à garantir qu'aucune transaction n'est effectuée sans la licence nécessaire ou en violation de toute interdiction ou restriction commerciale pertinente.  Les procédures d'examen analytique des transactions permettent de collecter et d'analyser les informations pertinentes relatives à la classification, à l'analyse des risques inhérents à une transaction, à la détermination et à la demande d'une licence, ainsi qu'aux contrôles postérieurs à l'octroi de la licence. Les mesures d'examen analytique des transactions permettent également à l'entreprise d'établir et de maintenir un certain degré de diligence dans le traitement des demandes ou des commandes suspectes.

Quels sont les résultats escomptés?

L'entreprise met au point un processus permettant de déterminer si une transaction incluant des biens à double usage est soumise ou non à un contrôle national ou européen relatif aux échanges de biens à double usage, et de définir les processus et procédures applicables. En cas de transactions récurrentes, l'examen analytique des transactions doit être réalisé de manière périodique.  Cet élément clé est divisé comme suit:

• classification des biens logiciels et technologies,
• analyse des risques inhérents à la transaction, y compris:
• contrôles relatifs aux «destinations et entités sensibles», frappées de sanctions ou soumises à un embargo commercial,
• examen analytique de l'utilisation finale et des parties concernées déclarées,
• examen analytique des risques de détournement,
• contrôles au sens large pour les biens à double usage non répertoriés,
• détermination des exigences en matière de licence et demande de licence le cas échéant, y compris pour les activités de courtage, de transfert et de transit, et
• contrôles postérieurs à l'octroi de la licence, y compris le contrôle des envois et du respect des conditions de l'autorisation.

Quelle est la marche à suivre?

La classification permet de déterminer si les biens sont répertoriés ou non. Les entreprises effectuent cette opération en comparant les caractéristiques techniques d'un bien au regard des listes de contrôle des États membres et de l'Union concernant les biens à double usage. Le cas échéant, déterminez si un bien est soumis à des mesures restrictives (y compris à des sanctions) imposées par l'Union européenne ou par l'État membre de l'Union au sein duquel votre entreprise est établie.
N'oubliez pas que les biens à double usage, qu'il s'agisse de produits physiques, de logiciels ou de technologies, pourraient nécessiter une licence pour plusieurs raisons.
Accordez une attention particulière à la classification des composants et pièces de rechange à double usage ainsi qu'à la classification des logiciels et des technologies à double usage pouvant être transférés par courrier électronique ou rendus disponibles par un service «en nuage» à l'étranger notamment.
Rassemblez des informations concernant les utilisations détournées possibles de vos biens à double usage, par exemple dans le contexte de la prolifération des ADM et des matériels de guerre conventionnels. Partagez ces informations au sein de l'entreprise.
Nous vous conseillons de demander à votre ou vos fournisseurs de vous transmettre des informations sur la classification en tant que biens à double usage des matériaux, composants et sous-systèmes gérés ou intégrés par votre entreprise, y compris des machines utilisées dans le cadre de la production. Il reste de la responsabilité de votre entreprise de vérifier la classification communiquée par votre ou vos fournisseurs.
Conformément à l'article 22, paragraphe 10, du règlement (CE) no 428/2009 relatif aux biens à double usage, mentionnez — en renvoyant à la législation pertinente — dans les documents commerciaux relatifs au transfert intra-UE que la transaction comprend des biens à double usage répertoriés et que ces biens sont soumis à des contrôles s'ils sont exportés en dehors de l'Union.

Contrôles relatifs aux destinations et entités sensibles, frappées de sanctions ou soumises à un embargo
Veillez à ce qu'aucune des parties concernées (intermédiaires, acheteur, destinataire ou utilisateur final) ne soit soumise à des mesures restrictives (sanctions) en consultant les listes actualisées des sanctions.

Examen analytique de l'utilisation finale et des parties concernées déclarées
Renseignez-vous sur vos clients et sur l'utilisation finale qu'ils font de vos produits.  Consultez les informations fournies par votre autorité compétente en ce qui concerne les exigences et règles nationales et de l'Union relatives aux déclarations d'utilisation finale. Même en l'absence d'une obligation nationale de présenter une déclaration d'utilisation finale dûment complétée et signée, une telle déclaration peut s'avérer utile pour contrôler la fiabilité de l'utilisateur final/du destinataire, et ces informations peuvent être utilisées pour déterminer si une autorisation est nécessaire pour des biens à double usage non répertoriés lorsque l'utilisation finale déclarée soulève des préoccupations au titre de l'article 4 du règlement (CE) no 428/2009.

Soyez attentif aux indicateurs de risques de détournement et aux signes indiquant des demandes ou commandes suspectes. Par exemple, évaluez si l'utilisation finale déclarée correspond aux activités et/ou aux marchés de l'utilisateur final. L'annexe 2 contient une liste de questions destinées à faciliter l'examen analytique de l'utilisation finale et des parties concernées déclarées.

Examen analytique des risques de détournement
Soyez attentif aux indicateurs de risques de détournement et aux signes indiquant des demandes ou commandes suspectes. L'annexe 2 contient une liste de questions destinées à faciliter l'examen analytique des risques de détournement.  Accordez une attention particulière aux contrôles au sens large pour les biens à double usage non répertoriés, si l'examen analytique de l'utilisation finale ou des parties concernées déclarées ou celui des risques de détournement fournissent des informations préoccupantes au titre de l'article 4 du règlement (CE) no 428/2009.

Contrôles au sens large pour les biens à double usage non répertoriés
Veillez à ce que l'entreprise dispose de procédures en vigueur pour déterminer si elle «a connaissance» de l'existence d'informations préoccupantes concernant l'utilisation finale déclarée [au titre de l'article 4 du règlement (CE) no 428/2009]. Si l'exportateur en «a connaissance», l'entreprise s'assure qu'aucune exportation n'a lieu sans notification préalable à l'autorité compétente et avant d'avoir reçu la décision finale de cette dernière.  Pour les cas où les autorités compétentes «informent» l'exportateur de l'existence d'informations préoccupantes concernant l'utilisation finale déclarée [aux termes de l'article 4 du règlement (CE) no 428/2009], il convient que l'entreprise dispose de procédures garantissant la transmission rapide d'informations et l'interruption immédiate de l'exportation. Il y a lieu de s'assurer que l'exportation n'intervient pas sans l'autorisation préalable de l'autorité compétente.

Signaux d'alerte relatifs aux demandes suspectes

Pour prévenir les risques de prolifération des armes de destruction massive, leurs modes d'acheminement et l'accumulation déstabilisatrice des armes conventionnelles, il est capital d'être attentif aux signes indiquant des demandes ou commandes suspectes. Le partage de telles informations avec votre autorité compétente est vivement recommandé voire, dans certains cas, exigé en vertu des législations et réglementations des États membres et de l'Union européenne. En cas de doute, adressez-vous à l'autorité compétente.  La liste non exhaustive des signaux d'alerte fournie ci-après repose sur les bonnes pratiques existantes et découle des éléments suivants:

• la liste des questions consultatives pour le secteur provenant de l'Arrangement de Wassenaar (convenue lors de la plénière de 2003, révision convenue lors de la plénière de 2018),
• le code des bonnes pratiques en matière de conformité de 2010 (département des affaires, de l'innovation et des compétences, Royaume-Uni), et
• les approches des autorités compétentes d'autres États membres de l'Union à l'égard du PIC. Sur la base de l'expérience de votre entreprise, des ajouts ou des modifications peuvent être apportés à la liste ci-après. Vous êtes le mieux placé pour repérer les éléments suspects dans votre domaine d'activité.  Votre entreprise doit faire preuve de vigilance si au moins un des signaux d'alerte ci-après est détecté.

Votre/vos produits:

• votre produit est toujours en cours d'élaboration ou n'a pas encore trouvé de nombreux clients sur votre marché national,
• les caractéristiques de votre produit sont techniquement supérieures à celles des produits de concurrents établis,
• votre client a demandé une personnalisation inhabituelle d'un produit standard, ou des demandes de modification soulèvent des préoccupations relatives aux utilisations potentielles du produit personnalisé,
• votre produit a une utilisation à double usage, militaire ou sensible avérée.

Utilisation finale et utilisateur final:

• le client n'est que récemment entré en contact avec votre entreprise et les informations que vous détenez à son égard sont incomplètes ou incohérentes, ou il est difficile de trouver des informations le concernant dans des sources ouvertes,
• l'utilisateur final déclaré est une entreprise commerciale, une société de distribution ou une entité établie dans une zone franche de sorte qu'il se peut que votre entreprise n'ait pas connaissance de la destination finale de votre ou de vos produits,
• l'utilisateur final est lié à l'armée, à l'industrie de la défense ou à un organisme de recherche public, alors que l'utilisation finale déclarée est civile,
• le client semble ne pas bien connaître le produit et ses caractéristiques de performance (un manque criant de connaissances techniques, par exemple),
• le client demande un produit qui semble bien trop performant pour l'utilisation prévue,
• les coordonnées (numéros de téléphone, adresses électroniques et adresses postales) fournies dans les demandes renvoient à des pays autres que celui dans lequel l'entreprise déclarée est établie, ou ont été modifiées en ce sens au fil du temps,
• la raison sociale de l'entreprise est dans une langue étrangère (dans une langue inattendue pour le pays au sein duquel se situe le siège social, par exemple),
• le contenu du site internet de l'entreprise est limité par rapport à ce que l'on retrouve normalement sur le site internet d'une entreprise légitime,
• le client hésite à fournir des informations relatives à l'utilisation finale des biens (au moyen d'une déclaration d'utilisateur final, par exemple), à donner des réponses claires à des questions techniques ou commerciales courantes dans le cadre de négociations normales ou à produire une déclaration d'utilisateur final,
• une explication peu convaincante est fournie quant à la raison pour laquelle les biens sont demandés, au regard de l'activité traditionnelle du client ou de la sophistication technique des biens.

Envoi:

• des modalités d'envoi, de conditionnement ou d'étiquetage inhabituelles sont demandées; des incoterms habituels pour l'envoi et le scellage de conteneurs/camions et l'accusé de réception par le destinataire/l'utilisateur final sont refusés.

Conditions financières et contractuelles:

• des conditions de paiement inhabituellement favorables, telles que le paiement d'un prix déraisonnablement élevé, un paiement intégral à l'avance ou un paiement intégral immédiat en espèces, sont proposées,
• le paiement est effectué par des parties tierces, et non par le client ou les intermédiaires déclarés, et suit un itinéraire différent de celui des produits,
• des services d'installation, de formation ou de maintenance courants sont refusés,
• le site d'installation se trouve dans une zone soumise à un contrôle strict de sécurité ou dans une zone dont l'accès est considérablement limité,
• le site d'installation est inhabituel au regard du secteur d'activité de l'exportateur ou du type d'équipements installés,
• les destinations finales, les clients ou les spécifications des biens font l'objet d'exigences de confidentialité excessives et inhabituelles,
• des pièces de rechange sont demandées en quantité excessive ou le client ne témoigne aucun intérêt pour ces pièces.

Le partage des informations relatives aux demandes suspectes avec votre autorité compétente est vivement recommandé et constitue une bonne pratique commerciale. En outre, le cas échéant, le partage d'informations au sein de la chaîne d'approvisionnement des entreprises et avec d'autres exportateurs peut s'avérer utile, compte tenu du risque que les proliférateurs transmettent des demandes à différentes entreprises en espérant que l'une de ces demandes aboutisse ou en vue d'acquérir une quantité critique de matériel à partir de différentes sources (scénario dans lequel chaque demande prise individuellement n'éveillerait aucun soupçon à ce stade). En cas de doute, adressez-vous à l'autorité compétente.

Quelle est la marche à suivre?

Assurez-vous que votre entreprise dispose des coordonnées de l'autorité de contrôle compétente en matière d'exportations.

Recueillez et diffusez les informations relatives à l'éventail de types de licences (y compris les licences individuelles, globales et générales) et d'activités soumises à contrôle (y compris l'exportation, le courtage, les transferts et le transit) ainsi qu'aux procédures de demande de licence liées au contrôle national et de l'Union applicables aux échanges de biens à double usage.  Informez-vous sur les types d'exportations moins ouvertement soumises à contrôle (telles que les exportations par l'intermédiaire des services «en nuage» ou des bagages personnels d'un individu) et sur les mesures de contrôle des échanges de biens à double usage pour les activités autres que l'exportation, telles que l'assistance technique ou le courtage.

Quelle est la marche à suivre ?

Avant de procéder à l'envoi proprement dit, il convient de procéder à un contrôle final pour s'assurer que toutes les étapes assurant la conformité ont été dûment suivies. C'est le moment opportun pour vérifier que les biens sont classifiés correctement, qu'aucun signal d'alerte n'a été lancé, que l'examen analytique des entités a été dûment réalisé et que l'envoi est assorti d'une licence valide.
Il convient d'effectuer une analyse finale des risques inhérents à la transaction en cas de modification, entre-temps, de la législation pertinente, notamment si le bien est désormais répertorié comme un bien à double usage ou si l'utilisateur final est à présent frappé de sanctions.
Mettez en œuvre une procédure permettant d'interrompre ou de suspendre l'échange de biens si l'une des exigences n'est pas remplie ou si des signaux d'alerte sont lancés. Seule une personne responsable de la conformité est habilitée à libérer les biens.
Veillez à ce que les conditions de la licence aient été respectées (y compris la notification).
Veuillez noter que toute modification apportée aux coordonnées de l'entreprise exportatrice (telles que la raison sociale, l'adresse et le statut juridique), à celles de l'utilisateur final et/ou des intermédiaires ainsi qu'aux informations relatives aux biens autorisés peut influer sur la validité de votre licence.

L'enregistrement proportionné, précis et garantissant la traçabilité des activités liées au contrôle des échanges de biens à double usage est essentiel aux efforts de conformité déployés par votre entreprise. Un système global d'enregistrement aidera votre entreprise à réaliser les audits et les évaluations des performances, à respecter les exigences nationales et/ou de l'Union en matière de conservation des documents, et facilitera la coopération avec les autorités compétentes en cas de demande relative au contrôle des échanges de biens à double usage.

Quels sont les résultats escomptés?

L'enregistrement consiste en l'ensemble des procédures et lignes directrices applicables au stockage de documents juridiques, à la gestion des relevés et à la traçabilité des activités liées au contrôle des échanges de biens à double usage. L'enregistrement de certains documents est exigé par la loi, mais il peut également être dans l'intérêt de votre entreprise de conserver des relevés de certains autres documents (un document interne décrivant la décision technique relative à la classification d'un bien, par exemple). Lorsque tous les relevés sont recueillis et dûment classés, l'efficacité de la recherche et de l'extraction se voit renforcée dans le cadre des activités quotidiennes de contrôle des échanges de biens à double usage, ainsi qu'au cours des audits périodiques.

Quelle est la marche à suivre?

Vérifiez les dispositions juridiques applicables à l'enregistrement (période de conservation, portée des documents, etc.) dans la législation pertinente de l'Union et de l'État membre de l'Union au sein duquel votre entreprise est établie.

Afin de garantir que toute la documentation pertinente est disponible, pensez à définir des exigences applicables à la conservation des relevés dans les contrats avec les intermédiaires, y compris les expéditeurs et les distributeurs.

Créez un système adéquat de classement et d'extraction pour le contrôle des échanges de biens à double usage. Des fonctionnalités performantes d'indexation et de recherche sont essentielles tant pour les systèmes papier que pour les systèmes électroniques.

Veillez à ce que les documents relatifs au contrôle des exportations soient conservés de manière cohérente et à ce qu'ils puissent rapidement être mis à la disposition de l'autorité compétente ou d'autres parties externes en cas d'inspection ou d'audit.

Nous vous recommandons de garder une trace des contacts entretenus antérieurement avec l'autorité compétente, également en ce qui concerne le contrôle de l'utilisation finale et des utilisateurs finaux de biens à double usage non répertoriés et les conseils prodigués en matière de classification technique.

Le contrôle des échanges de biens à double usage, y compris des logiciels et des technologies, est réalisé pour des raisons de sécurité (inter)nationale et pour satisfaire à des objectifs de politique étrangère. En raison de leur nature sensible, les biens à double usage devraient donc être «protégés». En outre, disposer de mesures de sécurité appropriées contribue à limiter les risques d'enlèvement non autorisé de biens soumis à contrôle ou d'accès non autorisé à ceux-ci. Les mesures de sécurité physique sont importantes mais, en raison de la nature même des logiciels ou des technologies sous forme électronique soumis à contrôle, assurer la conformité avec les règlements régissant l'échange de biens à double usage peut s'avérer particulièrement complexe et nécessite de surcroît des mesures de sécurité de l'information.

Quels sont les résultats escomptés?

La sécurité physique et la sécurité de l'information renvoient à l'ensemble des procédures internes destinées à prévenir l'accès non autorisé à des biens à double usage ou l'enlèvement non autorisé de ces biens par des salariés, des contractants, des fournisseurs ou des visiteurs. Ces procédures nourrissent une culture de la sécurité au sein de l'entreprise et garantissent que les biens à double usage, y compris les logiciels et les technologies, ne se perdent pas, ne sont pas facilement volés ni ne sont exportés sans licence valide.

Quelle est la marche à suivre?

1. Sécurité physique

Conformément à l'analyse des risques de l'entreprise, veillez à ce que les biens à double usage soumis à contrôle soient protégés contre un enlèvement non autorisé par des salariés ou des tiers. Les mesures envisageables incluent notamment la préservation physique des biens, l'établissement de zones à accès limité et de contrôles à l'entrée ou à la sortie du personnel.

2. Sécurité de l'information

Mettez en place des procédures et des mesures de protection de base garantissant la sécurité du stockage des logiciels ou des technologies sous forme électronique soumis à contrôle, ou de l'accès à ceux-ci, y compris des contrôles au moyen d'antivirus, le cryptage de fichiers, les registres et les pistes d'audit, le contrôle de l'accès des utilisateurs et les pare-feu. Si cela concerne votre entreprise, envisagez des mesures de protection applicables au téléchargement de logiciels ou de technologies dans les services «en nuage», à leur stockage dans ces services ou à leur transmission via ces derniers.

Un PIC n'est pas un train de mesures statique et, le cas échéant, il convient donc de l'évaluer, de le tester et de le réviser afin d'en préserver la conformité.  Les évaluations des performances et les audits permettent de vérifier si le PIC est mis en œuvre de manière satisfaisante sur le plan opérationnel et s'il est conforme aux exigences nationales et de l'Union applicables en matière de contrôle des exportations.  Les évaluations des performances, les audits (…) sont conçus pour repérer les incohérences afin de clarifier et réviser les méthodes si elles entraînent une non-conformité (ou sont susceptibles de le faire).

Quels sont les résultats escomptés?

L'entreprise met au point des procédures d'évaluation des performances afin de contrôler les travaux menés au quotidien au sein de l'entreprise en matière de conformité et afin de déterminer si les opérations de contrôle des exportations sont exécutées de manière appropriée au regard du PIC. L'évaluation des performances est effectuée en interne. Elle permet de détecter de manière précoce les cas de non-conformité et d'élaborer des mesures de suivi pour limiter les dégâts. Cette évaluation permet donc de réduire les risques auxquels s'expose l'entreprise.

L'entreprise a mis sur pied des procédures d'audits, à savoir des inspections systématiques, ciblées et documentées visant à confirmer que le PIC est dûment mis en œuvre. Les audits peuvent être réalisés en interne ou par des professionnels externes qualifiés.

La notification correspond à l'ensemble des procédures relatives aux mesures de

Quelle est la marche à suivre?

Prévoyez des mécanismes de contrôle aléatoires dans le cadre des opérations quotidiennes visant à surveiller le déroulement du contrôle des échanges au sein de l'entreprise afin de vous assurer que toutes les actions fautives sont détectées à un stade précoce. Une autre approche consiste à recourir au «principe du double regard», méthode par laquelle les décisions relatives au contrôle des échanges sont contrôlées et font l'objet d'une double vérification.

Prévoyez et réalisez des audits afin de contrôler la conception, la pertinence et l'efficacité du PIC.

Assurez-vous que l'audit inclut tous les aspects du PIC.

Un PIC performant inclut des procédures de notification claires concernant les mesures de communication et de remontée de l'information que peuvent prendre les salariés en cas d'incidents de non-conformité, suspectés ou avérés. Dans le cadre d'une solide culture de la conformité, les salariés doivent se sentir en confiance et rassurés lorsqu'ils soulèvent des questions ou notifient de bonne foi leurs inquiétudes relatives à la conformité.  (…)les procédures de notification sont conçus pour repérer les incohérences afin de clarifier et réviser les méthodes si elles entraînent une non-conformité (ou sont susceptibles de le faire).

Quels sont les résultats escomptés?

La notification correspond à l'ensemble des procédures relatives aux mesures de communication et de remontée de l'information à prendre en cas d'incidents, suspectés ou avérés, de non-conformité en matière d'échanges de biens à double usage, dont disposent le personnel affecté au contrôle des échanges de biens à double usage et les autres salariés concernés. Elle ne renvoie pas aux obligations de notification externes, par exemple si votre entreprise est enregistrée pour l'utilisation d'une autorisation générale d'exportation de l'Union au sens du règlement (CE) no 428/2009.

Les mesures correctives constituent l'ensemble des mesures qui visent à garantir la bonne mise en œuvre du PIC et l'élimination des points faibles détectés dans le cadre des procédures de conformité.

Quelle est la marche à suivre?

Veillez à ce que les salariés se sentent en confiance et rassurés lorsqu'ils soulèvent des questions ou notifient de bonne foi leurs inquiétudes relatives à la conformité.

Établissez des procédures d'alerte éthique et de remontée de l'information régissant les mesures que peuvent prendre les salariés en cas d'incident, suspecté ou avéré, de non-conformité en matière d'échange de biens à double usage. Les tiers peuvent également bénéficier de cette option.

Documentez par écrit tous les soupçons de violation de la législation nationale et de l'Union relative au contrôle des biens à double usage, ainsi que les mesures correctives connexes.

Prenez des mesures correctives efficaces afin d'adapter les opérations de contrôle des exportations ou le PIC aux résultats de l'évaluation des performances, de l'audit du système du PIC ou de la notification. Nous vous recommandons de partager ces résultats, notamment la révision des procédures et des mesures correctives, avec le personnel affecté au contrôle des échanges de biens à double usage et avec la direction. Une fois les mesures correctives mises en œuvre, nous vous conseillons de communiquer les procédures modifiées à l'ensemble des salariés concernés.

Le dialogue avec votre autorité compétente peut contribuer à limiter les dégâts et à déterminer différentes façons de renforcer le contrôle des exportations effectué par l'entreprise.